Společnost Dynatron s.r.o. provádí školení projektového řízení a Time managementu již 16 let a v oblasti průmyslových aplikací efektivního řízení patří ke špičce v České republice. Je to dáno především specializací na čistě výrobní firmy, kde obecné poučky a “teorie” naráží na tvrdou praxi, kterou původní tvůrci Time managementu, GTD (mít vše hotovo) a podobných technik neznali a mnohdy si ani nedovedli představit podmínky, v jakých se v tomto oboru běžně pracuje.

Krize
Když v roce 2008 vypukla světová hospodářská krize, řada firem se dostala do neudržitelné situace, kdy selhaly dosavadní způsoby řízení, dosavadní způsoby zajišťování zakázek a jako neúčinné se ukázaly i způsoby, jakým fungovala reklama, resp. marketing. Následovalo několik let, kdy firmy bojovaly o přežití na trhu a mnoha z nich se to nepovedlo. Ty které přežily se musely často radikálně změnit. Musely změnit především obchodní strategie, ale také redukovat náklady a většina z těchto procesů zasáhla do personální oblasti.

V té době jsme českým a slovenským firmám nabídli pomoc bezplatné inzerce na vyhledávání volných výrobních kapacit na našem strojírenském portálu www.zakazka.cz. Tuto naši pomoc využilo v období 2008 až 2014 – 1689 firem. Dalším firmám jsme pomáhali s krizovým řízením, s firemní motivací, s manažerským vzděláváním středního managementu a v technologické oblasti i se zaváděním výkonné moderní techniky (robotizace, laserové technologie atd.).

Výkon kontra únava
Součástí krizového řízení byly velmi často řešeny otázky neuspokojivé pracovní výkonnosti kmenových zaměstnanců i manažerů na různých stupních řízení. Současně s tím jsme naráželi na syndrom vyhoření výkonných manažerů.

Byla to těžká doba a pro některé firmy stále ještě přetrvává. Unavení a vyčerpaní manažeři tlačí na unavené pracovníky, aby podávali vyšší výkon. Ti pochopitelně nemohou, přestože si někteří manažeři myslí, že jejich podřízení ze sebe nevydávají maximum. Oboustranné frustrace na sebe narážejí a co rozhodně nepomáhá je negativní motivace zaměstnanců. Ti mají strach buď o svoje pracovní místo nebo o pozice ve firmě a případně o prémie nebo jiné benefity. Za takové situace je každá rada dobrá. Často se čeká na “zázrak”, na zklidnění situace, které by mohla přinést třeba nová zakázka.

Bohužel, mnoho manažerů ke své škodě i ke škodě firmy neví, jak zvýšit svoje vlastní schopnosti řešit nárazově větší objemy práce a také jak zaměstnancům udělat takové podmínky k práci, aby objektivně mohli pracovat výkonněji.

Jde o soubor opatření, který vede ke zvýšení efektivity duševní práce, což se týká nejen manažerů, ale i technologů, konstruktérů, programátorů a dalších technických profesí. Náklady na takové změny překvapivě nejsou vysoké. Často se jedná o jednoduchá organizační opatření, která jsou naprosto logická, ale bohužel skrytá pod nánosem provozní slepoty a zaběhnuté rutiny každodenního řízení. Někdy je nutné investovat do lepšího osvětlení pracovišť nebo jiných drobných zlepšení pracoviště, ale téměř nikdy to nejsou částky, které by v rozpočtu firmy měly hrát zásadní roli.

Klíče k vyšší produktivitě
Klíčem k vyřešení problému nižší výkonnosti je vytvoření takového pracovního prostředí, které podporuje vyšší soustředění na práci, řádově méně přerušování produktivní činnosti a efektivní model řízení. Výsledkem jsou pak prokazatelně kratší časové intervaly zpracování úkolů. Další důležitou složkou je zásadní úprava firemní motivace. Negativní motivace vzbuzuje po určité době rezistenci a nikdy dlouhodobě nevede k vyšším výkonům. Působí jen velmi krátkodobě a pak je jen kontraproduktivní. Pozitivní motivace ve formě neatraktivních benefitů nebo nevysokých odměn jsou více alibismem než skutečným řešením a snahou o nápravu.

Motivaci jako takovou není účelné přeceňovat. Ačkoli je populární mezi zaměstnanci (kdo by nechtěl dostat přidáno?) i mezi poradenskými firmami z oblasti HR (je tak jednoduché navrhnout zvýšení odměn a benefitů). Tak skutečná pracovní výkonnost má složitější základ a řešení je nutné hledat právě v oblasti podmínek, které by měly napomáhat soustředění na práci a v nastavení efektivnějších řídících procesů ve firmě.

Jako velmi efektivní nástroj se jeví i systém pečlivého a pravidelného školení zaměstnanců. Je až s podivem, kolik práce se nedělá efektivně jen proto, že zaměstnanci správně nechápou své úkoly, nemají jasno v prioritách a nikdo jim pořádně nevysvětlil činnost, která se po nich požaduje. Toto je jasné manažerské selhání, ale bohužel není ani zdaleka jediné, které je příčinou nízké produktivity.

Je pravdou, že současná příliš ochranářská legislativa a administrativní náročnost spojená s personální agendou neumožňuje pružně reagovat na nízkou výkonnost zaměstnanců, ale je zbytečné si stěžovat, když řešení není v tomto ohledu reálné. Nelze dát výpověď všem nevýkonným pracovníkům a pak hledat výkonnější, když po zkušených odbornících v řadě technických profesí je dlouhodobá nenaplněná poptávka. Tudy zjevně cesta nevede.

Naopak je na místě se ptát, jak může manažer vyžadovat vyšší výkon, když sám nic o základech výkonnosti duševní práce nic neví? Pokud sami manažeři strojírenských firem dlouhodobě pracují pod tak silným tlakem, že je ohrožuje syndrom vyhoření, tak jsou špatně nastaveny především samotné základy jejich práce a je třeba tyto manažery dovzdělat a dát jim nástroje k tomu, aby byli schopni nárazově zvyšovat svůj výkon, chápat problematiku výkonu duševní práce a také umět efektivně regenerovat svoje síly.

Pokud toto nebudou umět, pak budou zcela zbytečně plýtvat svojí energií na zbytečné zlobení se na údajnou neschopnost nebo nekvalitu zaměstnanců. Často se zapomíná, že úkolem manažera není jen distribuce úkolů a delegování nebo kontrola činností, ale také starost o to, aby jejich tým byl v dobré kondici a měl vše, co k efektivní práci potřebuje. Pokud se řízení scvrkne na pouhý tlak na termíny a jakost odvedené práce, nemůže taková firma v dlouhodobém horizontu počítat s dobrými výsledky a tudíž je v ohrožení i pozice manažerů.

Více na www.supervykon.cz.